Kassenbuchführung in der Gastronomie: Aktuelle Anforderungen und Empfehlungen

Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist für Gastronomiebetriebe unerlässlich. Sie dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern ist auch gesetzlich vorgeschrieben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche aktuellen Anforderungen gelten und wie Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen.​

Wer ist zur Kassenbuchführung verpflichtet?

Grundsätzlich müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Bargeldverkehr ein Kassenbuch führen. Dazu zählen insbesondere Gastronomiebetriebe wie Restaurants, Cafés und Hotels. Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind von dieser Pflicht ausgenommen.​

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Ein korrekt geführtes Kassenbuch muss folgende Kriterien erfüllen:

• Tägliche Führung: Alle Barbewegungen müssen täglich erfasst werden.​

• Chronologische Aufzeichnung: Ein- und Ausgaben sind in der Reihenfolge ihres Auftretens zu dokumentieren.​

• Vollständigkeit und Richtigkeit: Jede Buchung muss vollständig und korrekt sein.​

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen sind unzulässig; Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.​

• Belegpflicht: Für jede Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein.​

Zusätzlich müssen folgende Angaben für jede Buchung gemacht werden:​

• Datum​

• Betrag​

• Verwendungszweck​

• Umsatzsteuersatz​

• Umsatzsteuer/Vorsteuer​

• Belegnummer​

• Art der Bargeldbewegung (Einnahme oder Ausgabe)​

• Aktueller Kassenbestand​

Digitale Kassenbücher und GoBD-Konformität

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile in der Kassenbuchführung. Allerdings müssen digitale Kassenbücher den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechen. Wichtige Anforderungen sind:​

• Unveränderbarkeit der Daten: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht nachträglich geändert werden können.​

• Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen müssen für Dritte nachvollziehbar sein.​

• Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.​

Seit dem 1. Januar 2020 gilt zudem die Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Dieser kann auch in elektronischer Form erfolgen.​

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese soll Manipulationen an Kassendaten verhindern und die Integrität der Aufzeichnungen gewährleisten.​

Aufbewahrungspflichten

Alle relevanten Unterlagen, einschließlich Belegen, Quittungen, Kassensummen-Endbons, Preislisten und Speisekarten, müssen gemäß § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden.​

Tak Consulting unterstützt Sie bei der Kassenbuchführung

Die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen kann komplex sein. Tak Consulting bietet Ihnen umfassende Unterstützung:​

• Beratung zur Auswahl geeigneter Kassensysteme: Wir helfen Ihnen, ein System zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.​

• Implementierung und Schulung: Wir unterstützen Sie bei der Einführung des Systems und schulen Ihr Personal im Umgang damit.​

• Überprüfung der GoBD-Konformität: Wir prüfen, ob Ihre Kassenbuchführung den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht.​

• Laufende Unterstützung: Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.​

Kontaktieren Sie uns – wir machen Ihre Kassenführung einfach, sicher und effizient.

Mit Tak Consulting an Ihrer Seite sind Sie bestens gerüstet für eine ordnungsgemäße und effiziente Kassenbuchführung.​